Tietosuojaseloste
1 · Rekisterinpitäjä
| Nimi | SSA Toimitilat Oy (Y-tunnus 2551984-5) |
| Osoite | Äyritie 8A, 01510 Vantaa |
| Yhteyshenkilö | Aaron Paakinaho, aaron.paakinaho@ssa.fi |
2 · Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriä käytetään SSA Toimitilat Oy:n toimitilakohteiden vuokralais- ja sijoittajahankintaan, yritysasiakkuuksien hoitoon ja myynnin ohjaukseen (yhteydenottojen suunnittelu, kirjaaminen ja seuranta).
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta f alakohta): yritysten välinen (B2B) asiakashankinta ja asiakassuhteiden hoito, jossa käsitellään yritysten yhteyshenkilöiden työrooliin liittyviä yhteystietoja. Sovelluksen käyttäjätilien osalta peruste on työsuhteeseen liittyvä oikeutettu etu.
3 · Käsiteltävät henkilötiedot
| Yhteyshenkilöt | nimi, työrooli/tehtävänimike, työpuhelinnumero, työsähköpostiosoite, työnantajayritys |
| Kontaktihistoria | yhteydenottojen ajankohdat, tapa (puhelu/sähköposti/tapaaminen), tulos ja asialliset muistiinpanot toimitilatarpeesta |
| Sovelluksen käyttäjät | nimi, käyttäjätunnus, salasanan tiiviste, rooli, kirjausten muokkausloki |
Rekisteri ei sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tiedot koskevat henkilöitä yksinomaan työtehtävässään yrityksensä edustajina.
4 · Tietolähteet
Yritysten julkiset verkkosivut ja julkiset rekisterit (PRH/YTJ:n avoin data), Suomen Tehomax Oy:n yhteystietopalvelu, Suomen Asiakastieto Oy:n julkiset yritystiedot, rekisterinpitäjän omat asiakaskontaktit sekä puhelinkontaktoinnin yhteistyökumppani (Get Up).
5 · Luovutukset ja käsittelijät
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä muihin kuin kohdassa 2 mainittuihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat: sovelluksen palvelinalusta Microsoft Azure (EU-datakeskus) sekä puhelinkontaktoinnissa avustava soittopalvelu. Käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelysopimukset.
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisiin alikäsittelijöiden siirtoihin sovelletaan EU:n vakiosopimuslausekkeita.
6 · Säilytysajat
| Aktiiviset asiakkuudet | asiakassuhteen ajan |
| Potentiaaliset asiakkaat | enintään 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta tai tarvetta osoittavasta merkinnästä |
| "Ei koskaan" -merkityt | henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan 12 kuukauden kuluessa merkinnästä (yritystason tieto voidaan säilyttää tuplakontaktoinnin estämiseksi) |
| Käyttäjätilit | työsuhteen ajan; tunnus suljetaan työsuhteen päättyessä, kirjauslokit säilyvät |
7 · Suojaus
Pääsy rekisteriin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa (tallennetaan vain tiivisteenä). Yhteydet suojataan TLS-salauksella, istunnot suojatuilla evästeillä ja muutokset kirjataan muokkauslokiin tekijätietoineen. Tiedot sijaitsevat EU-alueen datakeskuksessa ja varmuuskopioidaan säännöllisesti. Käyttöoikeudet on roolitettu ja pääsy on vain SSA Toimitilat Oy:n henkilöstöllä, jonka työtehtävät sitä edellyttävät.
8 · Automaattinen päätöksenteko
Rekisteriin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidylle. Järjestelmä jäsentää julkisista lähteistä saatuja tietoja myynnin työjonoiksi, mutta kaikki yhteydenotot ja päätökset tekee ihminen.
9 · Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus: saada pääsy itseään koskeviin tietoihin, vaatia virheellisen tiedon oikaisua, vaatia tietojensa poistamista, rajoittaa käsittelyä sekä vastustaa käsittelyä — suoramarkkinoinnin osalta tämä oikeus on ehdoton, eli pyynnöstä yhteystiedot poistetaan kontaktoinnista välittömästi.
Pyynnöt osoitetaan kohdan 1 yhteyshenkilölle sähköpostitse. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).